сканирование · распознавание · электронный архив

Бумажный архив, в котором можно искать

Переводим в цифру документы, книги, чертежи и фотографии. Каждый лист получает чистый скан, текстовый слой и место в описи, а весь фонд превращается в архив с поиском по словам, датам и шифрам дел.

Прислать опись Посмотреть, как идёт работа

до 14 000: страниц А4 за смену на поточном сканере
А0: наибольший формат чертежа без склейки
600 dpi: разрешение мастер-копии для хранения
2 человека: проверяют каждую рукописную страницу

Что оцифровываем

Берём и одну коробку, и фонд на сотни тысяч листов. Для каждого типа бумаги свой сканер и свой порядок подготовки.

Архивы организаций

Личные дела, приказы, договоры, бухгалтерия прошлых лет. Расшиваем и снова сшиваем дела, если это допустимо, или сканируем разворотами, не расшивая.

Книги и подшивки

Книжный сканер с V-образной колыбелью: корешок не ломается, страница не прижимается стеклом. Газетные подшивки до формата А2 включительно.

Чертежи и карты

Протяжный широкоформатный сканер до А0 и планшетный для ветхих листов. Калька, синька, ватман с карандашными пометками на полях.

Фотографии и негативы

Отпечатки, стеклянные пластины, плёнка 35 мм и среднего формата. В первом кадре каждой партии цветовая мишень, чтобы цвет можно было проверить через годы.

Рукописи и карточки

Каталожные карточки, журналы учёта, переписка. Рукописный текст расшифровываем вручную, второй человек сверяет даты, фамилии и номера.

Как идёт работа

Шесть шагов от первой коробки до готового архива. На каждом шаге остаётся запись: кто, когда и сколько листов.

Опись и смета
Приезжаем или смотрим по фотографиям, считаем листы и форматы, договариваемся, как называть дела и файлы в будущем архиве.
Приёмка по акту
Каждую коробку пересчитываем при вас. Номер дела и число листов попадают в акт, его копия остаётся у вас.
Подготовка
Снимаем скобы и скрепки, расправляем заломы, ветхие листы кладём в конверты. Ничего не клеим, не режем и не подписываем на оригинале.
Сканирование
Мастер-копия в TIFF без сжатия, рабочая в PDF. Каждую сотую страницу партии пересматривает второй оператор, при браке пересканируется вся сотня.
Распознавание и вычитка
Текстовый слой для печатного текста, ручная расшифровка рукописей, выборочная сверка распознанного с оригиналом.
Сдача
Передаём архив на диске или выкладываем на ваш сервер. Оригиналы возвращаем в тех же коробках и в том же порядке листов.

Что вы получите

Открытые форматы, которые прочитает любая программа и через двадцать лет. Названия файлов совпадают с шифрами дел.

Файл	Что внутри	Зачем
`PDF/A-2b`	скан страницы и распознанный текст под ним	читать, искать, пересылать
`TIFF`	мастер-копия 400–600 dpi без сжатия	хранить и печатать заново
`ALTO XML`	положение каждого слова на странице	подсветка найденного в просмотрщике
`CSV`, `XLSX`	опись: шифр, заголовок, крайние даты, число листов	загрузить в вашу учётную систему
архив с поиском	просмотрщик и указатель, открывается в браузере без установки	раздать сотрудникам на одном диске

Сохранность

Оригиналы не покидают мастерскую до сдачи. Помещение под охраной, влажность держим 45–55 %, температуру 18–20 °C, над рабочими столами свет без ультрафиолета.

Копии на нашей стороне хранятся 30 дней после сдачи на случай повторной выгрузки, затем стираются, и вы получаете акт об уничтожении.

соглашение о конфиденциальности до приёмки
опись и акт на каждую партию
ветхие листы только на планшете без прижима
бескислотные конверты для повреждённых листов
возврат в исходном порядке листов

Стоимость

Цены за единицу без учёта подготовки сильно повреждённых материалов. Точную сумму называем после описи.

Работа	Единица	Цена
Поточное сканирование, А4–А3	страница	от 5 ₽
Книжное сканирование без расшивки	разворот	от 14 ₽
Чертёж или карта до А0	лист	от 120 ₽
Фотография, пластина или кадр плёнки	кадр	от 45 ₽
Распознавание печатного текста	страница	от 2 ₽
Расшифровка рукописи	страница	от 90 ₽
Описание дела для описи	дело	от 60 ₽

Для партии от 5 000 листов забираем и привозим материалы сами, без доплаты.

Вопросы

Можно ли не расшивать дела?

Можно. Сканируем на книжном сканере разворотами, текст у корешка не теряется. Это примерно вдвое дольше, поэтому и дороже.

Сколько займёт архив на 50 000 листов?

Обычно три-четыре недели: около недели на подготовку, две недели на сканирование и вычитку, несколько дней на сборку архива и сдачу.

Можно привозить документы частями?

Да. Каждая партия идёт по своему акту, архив пополняется, нумерация продолжается с того места, где остановилась.

В каком виде вы отдаёте поиск?

Папка с просмотрщиком, который открывается в браузере без установки и без подключения к сети. По просьбе выгружаем описи и файлы в вашу систему документооборота.

Что будет с ветхими листами?

Их сканируем на планшете без стекла сверху, каждый лист лежит в бескислотном конверте и в нём же возвращается. Реставрацию сами не делаем, но подскажем, к кому обратиться.

Связаться

Пришлите опись или несколько фотографий листов: формат, состояние, примерное количество. Смету отправим в течение рабочего дня.

arhiv@quireline.pinecore.net